Privacyverklaring Solidaris

1. Jouw recht op privacy

Solidaris hecht veel belang aan jouw privacy. Om onze activiteiten uit te voeren, verwerken we een aantal persoonlijke gegevens. Solidaris houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze privacyverklaring is bedoeld om je op een transparante en duidelijke manier te informeren over hoe er binnen onze organisatie precies omgegaan wordt met jouw persoonlijke gegevens. Zo wordt er onder meer verduidelijkt op welke manier je persoonlijke gegevens verwerkt worden en wat jouw rechten zijn.
We raden je aan om deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

2. Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonlijke gegevens
Solidaris, nationaal verbond van socialistische mutualiteiten, en Solidaris Oost-Vlaanderen zijn de verantwoordelijken voor de verwerking van al je persoonlijke gegevens en zien toe op de vertrouwelijkheid en veiligheid van deze gegevens.

Je kan ons contacteren via onderstaande contactgegevens:
Solidaris, nationaal verbond van socialistische mutualiteiten

Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel

Ondernemingsnummer: 0411.724.220

E-mailadres: privacy.nl@solidaris.be


3. Van wie worden persoonlijke gegevens verwerkt?
De persoonlijke gegevens die verwerkt worden zijn afkomstig van verschillende categorieën van betrokkenen:

• Leden: alle personen die aangesloten zijn bij Solidaris.
• Medewerkers: zowel interne als externe, vrijwillige medewerkers …
• Zorgverleners: artsen, verpleegkundigen, ziekenhuizen …
• Leveranciers en dienstverleners
• Derden: alle personen die niet onder een van bovenstaande categorieën kunnen ingedeeld worden, maar die toch in contact komen met Solidaris en van wie bijgevolg persoonlijke gegevens verwerkt kunnen worden, zoals sollicitanten.

4. Welke persoonlijke gegevens worden verwerkt?
Afhankelijk van de diensten waarvoor je een beroep doet, kan Solidaris een aantal persoonlijke gegevens verwerken:

• Identificatiegegevens: naam, adres, rijksregisternummer …
• Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres …
• Gevoelige persoonlijke gegevens: gezondheids- en medische gegevens, genetische gegevens, fysieke gegevens, psychische gegevens …
• Financiële en administratieve gegevens: loongegevens, bankrekeningnummer
• Beroepsgegevens
• Karakteristieke gegevens: leeftijd, geslacht, burgerlijke staat …
• Afbeeldingen: foto’s, camerabeelden, documenten …
• Geluid: opname van telefoongesprekken.
• Sociale gegevens: gegevens die voortvloeien uit de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, zoals historiek werkloosheid, derdebetalersattesten …
• Digitale persoonlijke gegevens: e-mailadres, IP-adres …
• Andere gegevens: gegevens die tevens noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze activiteiten of opgelegd werden door de wet, zoals gerechtelijke gegevens.

Alle persoonlijke gegevens die door ons verwerkt worden, ontvingen we ofwel via een wettelijk gereglementeerd doorgeefluik zoals de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, via een van onze partnerorganisaties, of van jou zelf. Dit kan zowel via direct contact met onze diensten als via onze digitale kanalen, zoals een contactformulier of websitecookies.

5. Waarom worden persoonlijke gegevens verwerkt?
We verwerken je persoonlijke gegevens voor verschillende doeleinden. Die zijn afhankelijk van de diensten waarop je een beroep doet en/of van de hoedanigheid (lid, medewerker, zorgverlener, bezoeker …) waarin je met ons in contact komt.

5.1 De verplichte verzekering
Iedereen die in België woont of aan de Belgische sociale zekerheid is onderworpen, moet zich aansluiten bij een ziekteverzekering. Solidaris heeft, zoals alle ziekenfondsen, de wettelijke taak om te voorzien in een dergelijke verplichte verzekering op basis van:
de wet van 6 augustus 1990 betreffende de ziekenfondsen en de landsbonden van ziekenfondsen; de gecoördineerde wet van 14 juli 1994 betreffende de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen.

Wanneer je je aansluit bij Solidaris, zullen een aantal gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze wettelijke verplichtingen. Dat omvat alle gegevens die nodig zijn om:

• je dossier aan te maken en verder te beheren;
• geneeskundige verstrekkingen terug te betalen;
• je ziekte-uitkering op te starten en te beheren;
• onze juridische opdrachten uit te oefenen, zoals bij terugvorderingen.

5.2 De aanvullende verzekering
Solidaris heeft ook de taak om te voorzien in een aanvullende verzekering die een aantal diensten inricht waarmee we mensen helpen, begeleiden en voorlichten om zo hun fysiek, psychisch en sociaal welzijn te bevorderen. De aansluiting bij deze aanvullende verzekering is verplicht voor alle personen aangesloten bij het ziekenfonds op basis van:

• de wet van 6 augustus 1990 betreffende de ziekenfondsen en de landsbonden van ziekenfondsen;
• de wet van 26 april 2010 houdende diverse bepalingen inzake de organisatie van de aanvullende ziekteverzekering.

Je persoonlijke gegevens worden verwerkt om te beoordelen of je je bijdragen correct betaald hebt, of je in aanmerking komt voor (een van) onze diensten en voordelen en om je te informeren over gezondheid en onze beschikbare diensten.

5.3 Gezondheidsbevordering
Ons ziekenfonds heeft de wettelijke opdracht om onze leden relevante gezondheidsinformatie te geven. De adviserend-artsen hebben verder de opdracht om advies, informatie en sociale begeleiding te verlenen. Zo zorgen ze er mee voor dat het lid de meeste geschikte verzorging en behandeling ontvangt tegen de beste prijs. Hiervoor mogen gegevens uit verschillende databanken gebruikt worden.
Deze wettelijke taken staan omschreven in:

• artikel 3 van de wet van 6 augustus 1990 betreffende de ziekenfondsen en de landsbonden van ziekenfondsen;
• artikel 153 van de gecoördineerde wet van 14 juli 1994 betreffende de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen.

5.4 De facultatieve verzekeringen
Solidaris biedt haar leden de mogelijkheid om zich aan te sluiten bij (een van) haar extra verzekeringen, zoals:

• de kostendekkende hospitalisatieverzekeringen KliniPlan en KliniPlanPlus;
• de forfaitaire hospitalisatieverzekeringen AHV Super en AHV Extra;
• de tandverzekering DentaPlan;
• de medische kosten verzekering ViviPlan.

Als je hiervoor kiest, hebben we uiteraard enkele persoonlijk gegevens nodig om je aanvraag te onderzoeken en te verwerken. Het ziekenfonds geeft deze gegevens in de hoedanigheid van verzekeringstussenpersoon door aan de verzekeringsmaatschappij van onderlinge bijstand (VMOB Solidaris Verzekeringen), die deze facultatieve verzekeringen beheert.

5.5 Uitvoering geven aan activiteiten en communicatie
Je gegevens kunnen ook gebruikt worden om je te informeren over onze nieuwe diensten, partnerorganisaties, toekomstige acties of evenementen.
Dit gebeurt enkel op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze werking en dienstverlening bekend te maken of wanneer je ons of een derde (bijvoorbeeld adressenbestandenmakelaars) hiervoor toestemming hebt gegeven.

De gegevens van niet-leden worden voor maximaal 3 jaar na ontvangst van de toestemming verwerkt en voor ex-leden tot 3 jaar na de dag van mutatie naar een ander ziekenfonds.

Je kan ons altijd laten weten dat je deze communicatie niet langer wil ontvangen. Dat kan ook via de uitschrijflink die zich onderaan in de elektronische communicatie bevindt. Eenmaal uitgeschreven, houden we rekening met je keuze om niet meer gecontacteerd te worden voor deze doeleinden.

5.6 Ondersteunende activiteiten van Solidaris
De verwerking van je persoonlijke gegevens is ook mogelijk wanneer Solidaris ondersteunende activiteiten uitoefent.
Voorbeelden:

• Bij een audit die een verbetering van de kwaliteit van onze diensten beoogt.
• In het kader van studies om onze leden betere diensten aan te bieden ter bevordering van het fysiek, psychisch en sociaal welzijn.

6. Verstrekking aan derden
Onder bepaalde omstandigheden kan Solidaris gegevens doorgeven aan derde partijen. We doen dit alleen wanneer het noodzakelijk is om een van de hierboven beschreven doeleinden uit te voeren, wanneer het wettelijk verplicht is of op jouw verzoek.
Voorbeelden:

Autoriteiten

• Openbaar ministerie (parketten en arbeidsauditoraten) en rechtbanken in geval van geschillen
• De organen van de sociale zekerheid (RIZIV, FEDRIS, KSZ …) voor de uitoefening van hun wettelijke taken
• De controledienst van ziekenfondsen (CDZ) in het kader van de uitoefening van hun wettelijke taken

Onze partnerorganisaties

• Mutas, onze partner voor dringende zorgen in het buitenland
• Solidaris Zorgkas
• VMOB Solidaris Verzekeringen
• i-mens, onze partner in zorg
• Coponcho, onze partner in mantelzorg
• De socioculturele vzw’s JOETZ, S-Plus, S-Sport // Recreas, Dito, Rebelle …

Externe partijen

• Onze advocaten en gerechtsdeurwaarders in geval van geschillen
• Externe auditoren
• IT-dienstverleners
• Zorgverleners en -instellingen, bijvoorbeeld voor de mededeling van je verzekeringstoestand
• Andere ziekenfondsen in geval van een mutatie of transfer
• InterMutualistisch Agentschap in het kader van studies

We zijn wettelijk verplicht om alleen samen te werken met gegevensverwerkers die de privacywetgeving respecteren en die de passende maatregelen nemen om persoonlijke gegevens op een correcte manier te verwerken. Met elke verwerker wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten.

7. Verstrekking buiten de EU
Je persoonlijke gegevens kunnen worden doorgegeven buiten de Europese Unie, maar enkel als:

• dit is voorzien in het kader van de verplichte verzekering;
• je dit vraagt in het kader van een internationale overeenkomst;
• het noodzakelijk is voor je vitale belangen;
• je hiervoor uitdrukkelijke toestemming verleent.

8. Bewaring
We verwerken en bewaren je gegevens voor een termijn van 2 à 30 jaar, afhankelijk van de wettelijke verplichtingen.

Voorbeelden:

• We bewaren je identificatiegegevens vanaf je inschrijving tot je mutatie naar een ander ziekenfonds en daarna tot 3 jaar, voor zover ze noodzakelijk zijn voor de uitoefening van onze taken.
• We bewaren je medische gegevens in het kader van de medische deontologie tot 30 jaar na je laatste contact met Solidaris.
• Na de instelling van een rechtsvordering bewaren we je gegevens zolang de procedure loopt.

Het aanvangspunt van deze termijn is afhankelijk van de specifieke wetgeving.
Wanneer je gegevens niet meer noodzakelijk zijn of er geen gerechtvaardigd belang meer is, zal Solidaris je gegevens niet meer verwerken.

9. Beveiliging
Solidaris waarborgt de vertrouwelijkheid van je persoonlijke gegevens. Alle gepaste technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om voorvallen zoals aantasting, verlies, vernietiging of openbaarmaking te voorkomen.

Indien er toch een gegevenslek zou ontstaan, zullen we onze verantwoordelijkheid opnemen om dit zo snel mogelijk op te lossen. In geval van ernstige gegevenslekken zullen de getroffen personen en de toezichthoudende autoriteit op de hoogte gebracht worden.

10. Intern toezicht op de verwerking
Solidaris waakt erover dat bij de verwerking van persoonlijke gegevens de vertrouwelijkheid en integriteit altijd gewaarborgd is. Je gegevens worden enkel verwerkt door de bevoegde medewerkers of dienstverleners van Solidaris en haar partnerorganisaties. Zij zijn gehouden tot een professionele vertrouwelijkheid of tot het beroepsgeheim.

Er werd een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Deze persoon houdt binnen Solidaris toezicht op alle aspecten van de verwerking van persoonlijke gegevens, geeft advies en is het aanspreekpunt voor de betrokkenen met betrekking tot de uitoefening van hun rechten.

Nationale functionaris voor gegevensbescherming

Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel

E-mailadres: privacy.nl@solidaris.be

11. Je rechten als betrokkene
Wanneer er persoonlijke gegevens van jou verwerkt worden, beschik je over een aantal wettelijke rechten. Je rechten staan hieronder opgesomd.

Om deze rechten uit te oefenen stuur je jouw schriftelijk verzoek naar onze functionaris voor gegevensbescherming. Het is mogelijk dat we je vragen een kopie van de voorkant van je identiteitskaart bij te voegen zodat we je identiteit kunnen controleren in geval van twijfel. Op die manier vermijden we dat iemand anders jouw rechten uitoefent. Zonder de nodige identificatie kunnen we jouw verzoek niet inwilligen.

Binnen de maand brengen we je op de hoogte van het gevolg dat we aan je verzoek geven. Als je verzoek erg complex is, kan de termijn verlengd worden tot maximaal 3 maanden. Je wordt hiervan op de hoogte gebracht. Als je verzoek in conflict is met de privacy van andere personen, of als het wettelijk verboden is bepaalde informatie door te geven, ontvang je hiervan binnen de maand een verklaring.

11.1 Recht op toegang en informatie
Je kan ons op elk moment verzoeken om toegang te krijgen tot de persoonlijke gegevens die we van jou bijhouden. Je hebt het recht op inzage in en kan eenmalig een gratis kopie krijgen van:

• welke persoonlijke gegevens van je verwerkt worden;
• wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens;
• waarvoor die verwerkt worden;
• met welke categorieën van derden we je persoonlijke gegevens delen;
• wat de bewaartermijn is van de gegevens;
• hoe en welke persoonlijke gegevens automatisch verwerkt worden.
  

11.2 Recht op correctie
Je hebt het recht om foutieve of onvolledige persoonlijke gegevens te laten corrigeren of aanvullen. We zorgen er dan voor dat de informatie zo snel mogelijk aangepast wordt.

11.3 Recht op verwijdering
Indien je persoonlijke gegevens irrelevant, verouderd of niet meer noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking, kan je ons verzoeken om ze te verwijderen.
In bepaalde omstandigheden kunnen we geen gevolg geven aan zo’n verzoek. Dat is het geval wanneer je persoonlijke gegevens nog wel rechtmatig verwerkt mogen of moeten worden volgens de AVG.

Zo kunnen je gegevens niet verwijderd worden wanneer de verwerking gebeurt op basis van een wettelijke verplichting of met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden, en als een verwijdering deze doeleinden onmogelijk maakt of ernstig in het gedrang brengt.

11.4 Recht op verzet
11.4.1 Algemeen
Wanneer de verwerking van je persoonlijke gegevens louter gebaseerd is op de gerechtvaardigde belangen van Solidaris en je hiermee niet akkoord gaat, mag je je verzetten tegen deze verwerking. Dien hiervoor een schriftelijk bezwaar in.

Als het gaat over dwingende gerechtvaardigde belangen, is er geen verzet mogelijk.

11.4.2 Geautomatiseerde verwerkingen
Er zijn verwerkingen van je persoonlijke gegevens die volledig geautomatiseerd gebeuren. Als op basis hiervan geïndividualiseerde beslissingen genomen worden of beslissingen met individuele gevolgen, kan je je hiertegen verzetten. In de plaats van een geautomatiseerde beslissing, kan je de tussenkomst van een medewerker vragen.

We kunnen niet ingaan op je verzoek als de geautomatiseerde besluitvorming gebaseerd is op een wettelijke bepaling of je eigen uitdrukkelijke toestemming.

11.5 Intrekken van toestemming
Wanneer de verwerking van je persoonlijke gegevens louter en alleen gebaseerd is op je toestemming en er geen andere rechtsgrond voorhanden is, kan je jouw toestemming op elk moment intrekken. Je hoeft geen reden op te geven.

Je persoonlijke gegevens zullen dan niet verder verwerkt worden voor de doeleinden waarvoor de toestemming werd ingetrokken.

11.6 Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Je hebt het recht om ons te vragen een kopie van de door jou verstrekte persoonlijke gegevens over te maken aan een andere instelling of een derde in een formaat dat makkelijk overdraagbaar is. Dit geldt enkel voor persoonlijke gegevens die je ons verstrekt hebt en die via geautomatiseerde processen verwerkt worden en voor zover dit niet in strijd is met de wetgeving en deze overdracht van gegevens de privacy van anderen niet nadelig beïnvloedt.

12. Klachten
Als je niet tevreden bent van de manier waarop we zijn omgegaan met een verzoek betreffende je persoonlijke gegevens, of als je een andere klacht hebt over de verwerking van je gegevens, kan je een klacht indienen. Schrijf een brief naar onze functionaris voor gegevensbescherming. De functionaris zal je klacht behandelen en je op de hoogte houden van het verdere verloop en de genomen acties.

Voldoet de afhandeling niet aan je verwachtingen? Je hebt altijd het recht om een klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebeid van privacybescherming. Deze instantie zal je klacht verder onderzoeken en optreden als bemiddelaar.

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Telefoonnummer: 02 274 48 00

E-mailadres: contact@apd-gba.be

13. Wijziging privacyverklaring
De wetgeving en onze diensten wijzigen regelmatig. Daarom is onze privacyverklaring nooit helemaal klaar. We behouden ons dan ook het recht voor om deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen en raden je aan om regelmatig de nieuwste versie te lezen.